manajemen dan organisasi

STIE NGANJUK (SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI NGANJUK)

JLN.ADUL RAHMAN SALEH NO. 21

Telp. (0358) 329300 Kode Pos 64411

TAHUN AKADEMIK 2013/2014

1. MANAJEMEN

1.1  Pengertian Manajemen Dan Peranan Manajemen

·     Pengertian Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang artinya seni melaksanakan dan mengatur.

 Menurut Mary Parker Follet,  manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

 Menurut Ricky W. Griffin : sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan       aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu    pengetahuan (Science)

Manajemen sebagai suatu proses, dikemukakan tiga buah definisi:

1. Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.

2. Selanjutnya, Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama. Manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen.

3. Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.

Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.

Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.

·     Peranan Manajemen

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.
Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Menajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.
Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer:
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;
- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
- Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
- Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
- Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
- Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
- Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
- Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
- Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
- Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
- Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

1. 2  Latar Belakang Sejarah Manajemen

Pada bagian terdahulu telah dikemukakan bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan yang telah ditetapkan , karena tujuan itulah yang akan memberikan arah bagi kegiatan yang akan dilakukan serta digunakan untuk mengukur evektivitas kegiatannya. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan harus pandai dalam mengelola faktor-faktor produksi yang ada dalam perusahaannya. Faktor-faktornya adalah tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode, uang atau modal, dan pasar atau dalam bahasa inggrisnya di kenal dengan istilah “ 6 M” (Man, Material, Machines, Methods, Money dan Market). Keenam faktor harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh perusahaan dengan menggunakan fungsi-fungsi manajemen.

                                                                     

1.3 FUNGSI DAN PROSES MANAJEMEN

Fungsi – fungsi manajemen :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. pengendalian
• Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi terpenting diantara semua fungsi manajemen. Jadi, perencanaan diperlukan untuk membawa perusahaan kesasaran atau tujuan yang ingin dicapainya di masa yang akan datang. Perencanaan yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan, seperti:
1. Dapat mengidentifikasi peluang masa depan
2. Mengantisipasi dan menghindari permasalahan di masa depan
3. Mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktik
Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk berikut:
a. Tujuan (objektive)
Adalah suatu sasaran kegiatan yang sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (policy)
Adalah suatu pernyataan atau pengertian yang digunakan untuk mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Adalah program yang dirancang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan , yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya.
d. Prosedur
Adalah serangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Adalah bagian dari prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik.
f. Program
Adalah kombinasi dari kebijakan, prosedur, aturan, dan pemberian tugas yang disertai anggaran atau budjet.
Dalam pelaksanaannya, perencanaan dapat dibedakan menjadi perencanaan strategis dan perencanaan taktis.

Perencanaan strategis : merupakan suatu proses untuk menganalisis dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan:
• Misi
• Sasaran
• Strategi
• Alokasi sumber daya
Perencanaan taktis : merupakan langkah-langkah untuk mencapai tujuan perencaan strategis jangka pendek, mencakup:
• Apa yang harus dilakukan
• Siapa yang melakukan, dan
• Bagaimana melakukannya

1.4  Ciri-Ciri Manager Profesional

Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencana, mengorganisasi, mengarahkan, mengkordinasi dan mengawasi Berkaitan dengan Hubungan antar factor diatas seorang menager harus mempunyai kepribadian seperti di bawah ini :

1       Pemimpin Lambang (Figurehead)

Kepala Simbolis ; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat legal dan sosial

2. Pemimpin (Leader)

Bertanggung jawab untuk memotivasi dan mengaktifkan bawahan ; bertanggung jawab untuk mengisi posisi yang kosong (staffing), melatih dan tugas-tugas yang terkait

3. Penghubung (Liaison)

Memelihara suatu jaringan kontak luar yang berkembang sendiri yang memberikan dukungan dan informasi Berkaitan dengan Informasi

4. Pemantau (Monitor)

Sebagai pusat saraf informasi internal dan eksternal tentang organisasi

5. Penyebar (Dissiminator)

Meneruskan informasi yang diterima dari orang luar atau dari bawahan kepada anggota organisasi

6. Jurubicara (Spokesperson)

Meneruskan informasi kepada orang luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi Berkaitan dengan Pengambilan Keputusan

7. Wirausaha (Entrepreneur)

Mencari kesempatan dalam organisasi dan lingkungannya serta memprakarsai “proyek-proyek perbaikkan” untuk menimbulkan perubahan

8. Pengendali Gangguan (Disturbance Handler)

Bertanggung jawab atas tindakan korektif bila organisasi menghadapi gangguan mendadak dan penting

 9. Pengalokasi Sumber Daya (Resource Allocator)

Bertanggung jawab terhadap alokasi segala sumber daya organisasi

10. Perunding (Negotiator)

Mewakili organisasi pada perundingan-perundingan

1.5  Keterampilan Manajemen Yang Dibutuhkan

          Berikut keterampilan manajemen yang harus dimiliki oleh seorang pimpinan /manajer.

1.     Keterampilan Konseptual, yaitu membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2.     Keterampilan Komunikasi, yaitu keterampilan berinteraksi secara baik dengan banyak orang. Disebut juga keterampilan kemanusiaan.

3.     Keterampilan Teknis, merupakan bekal agar lebih matang pada bidang yang ditangani. Umumnya diperlukan untuk manajer tingkat rendah. Misalnya menggunakan program komputer, membuat code program, dsb.

4.     Keterampilan Manajemen Waktu. Seorang manajer digaji besar, setiap menit begitu berharga untuk perusahaan. Dia harus bisa mengalokasi waktu agar mendapat hasil yang optimal.

5.     Keterampilan membuat keputusan, termasuk juga kemampuan untuk mengidentifikasi masalah, memandangnya secara keseluruhan dan komprehensif (helicopter view), dan menentukan solusi terbaik untuk memecahkannya.

6.     Keterampilan Kepemimpinan. Program kerja, eksekusi, dan evaluasi diperlukan komitmen, ketegasan, dan keberanian.

2.  ORGANISASI

 2.  1  DEFINISI  ORGANISASI

Organisasi adalah bentuk formal dari sekelompok manusia dengan tujuan individualnya masing-masing (gaji, kepuasan kerja, dll) yang bekerjasama dalam suatu proses tertentu untuk mencapai tujuan bersama (tujuan organisasi). Agar tujuan organisasi dan tujuan individu dapat tercapai secara selaras dan harmonis maka diperlukan kerjasama dan usaha yang sungguh-sungguh dari kedua belah pihak (pengurus organisasi dan anggota organisasi) untuk bersama-sama berusaha saling memenuhi kewajiban masing-masing secara bertanggung jawab, sehingga pada saat masing-masing mendapatkan haknya dapat memenuhi rasa keadilan baik bagi anggota organisasi/pegawai maupun bagi pengurus organisasi/pejabat yang berwenang.

          Definisi organisasi menurut para ahli :

1.     Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb) sehingga merupakan kesatuan yang teratur. (W.J.S. Poerwadarminta, Kamus Umum Bahasa Indonesia)

2.     Menurut Stoner, organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

3.     Menurut James D. Mooney, organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

4.     Menurut Chester I. Bernard, organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih

dari definisi dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok :

a. Interaksi manusia

b. Kegiatan yang mengarah pada tujuan

c. Struktur organisasi itu sendiri

2. 2  Pentingnya Mengenal Organisasi

Dalam organisasi terdapat tiga faktor atau unsur penting, yaitu :
1. Adanya sekelompok orang
2. Adanya hubungan dan pembagian kerja di antara mereka
3. Adanya tujuan yang ingin dicapai
Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.
Beberapa faktor yang harus di perhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah :
a. Wewenang
b. Tanggung jawab
c. Pertanggungjawaban
d. Delegasi
e. Koordinasi
Organisasi informal
Organisasi informal adalah jaringan hubunganpribadi sosial yang umumnya tidak dilakukan atas dasar aturan formal. Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik yang menyangkut pekerjaan ataupun tidak.
Organisasi informal hampir selalu terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia. Organisasi informal pada dasarnya dapat melayani empat fungsi utama :
1. Memelihara dan memperkuat persamaan norma di antara anggota
2. Memberi atau menyediakan kepuasan sosial, status, dan rasa aman bagi anggotanya
3. Membantu para anggotanya untuk berkomunikasi
4. Membantu memecahkan persoalan-persoalan yng dihadapi anggotanya

2.3  BENTUK-BENTUK ORGANISASI

a.     Organisasi Lini

Garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal

antara atasan dan bawahan

Ciri-cirinya :

-Jumlaj karyawan sedikit

-Manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

-Sarana dan alatnya terbatas

-Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung

-Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik

perusahaan adalah top manager

b.     Organisasi Fungsional

Wewenang dari pimpinan tertinggi dil

impahkan kepada kepala bagian yang

mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan para pelaksana yang

mempunyai keahlian khusus

Ciri-cirinya :

-Organisasi kecil

-Terdapat kelompok kerja staf ahli

-Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

-Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

-Pengawasan ketat

c.      Organisasi Garis dan Staff

Pelimpahan wewenang secara vertikal dari pimpinan ke kepala bagian

dibawahnya serta masing-masing pejabat.

Ciri-cirinya :

-Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya

langsung

-Karyawan banyak

-Organisasi besar

-Ada 2 kelompok kerja organisasi sehingga ditekankan

adanya spesialisasi :

-Personel Lini

-Personel Staff

d.     Organisasi Fungsional dan Garis

Wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada

kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian

tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat

fungsional yang koordinasinya tetap diserahkan kepada

kepala bagian.

Ciri-cirinya :

-Tidak tampak pembedaan tugas pokok dan bantuan

-Spesialisasi praktis pada pejabat fungsional

-Pembagian kerja dan pelimpahan wewenang tidak

membedakan perbedaan tingkat eselon

e.      Organisasi Matrik

Disebut juga sebagai Organisasi Manajemen Proyek

yaitu penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang

punya ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan

dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan proyek yang harus diselesaikan.

f.       Organisasi Komite

Tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan

secara kolektif oleh kelompok pejabat, yang berupa

komite atau dewan atau board dengan plurastic

manajemen.

Terdiri dari :

-Executive Committe (Pimpinan Komite)

Anggotanya mempunyai wewenang lini

-Staff Committe

Orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

2.4  Prinsip Prinsip Organisasi

Agar organissi berjalan baik, diperlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatannya. Prinsip-prinsip organisasi adalah:
1. Perumusan organisasi dengan jelas
2. Pembagian tugas
3. Delegasi kekuasaan
4. Rentangan kekuasaan
5. Tingkat-tingkat pengawasan
6. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
7. Koordinasi

2.5  Sebab Keberhasilan Dan Kegagalan Organisasi

Penyebab kegagalan :
1. Kurangnya kehandalan
SDM dan tidak kompeten dalam manajerial serta kurangnya pengalaman ketika menjalankan strategi perusahaan.
2. Kurangnya pemahaman bidang usaha yang di ambil karena tidak dapat memvisualisasikandengan jelas usaha yang akan digeluti.
3. Kurangnya kehandalan pengelolaan administrasi dan keuangan (modal dan kendali kredit).
4. Gagal dalam perencanaan. Kegagalan dalam menerapkan rencana biasanya karena rencana yang telah dibuat berdasarkan pengalaman orang lain atau sebuah idealis yang belum pernah diaplikasikan.
5. Tempat usaha dan okai yang kurang memadai.
6. Kurangnya pemahaman dalam pengadaan, pemeliharaan, dan pengawasan bahan baku dan sarana peralatan.
7. Ketidakmampuan dalam melakukan peralihan/transisi perubahan teknologi.
8. Hambatan birokrasi
9. Keuntungan yang tidak mencukupi
10. Tidak adanya produk yang baru.

Keuntungan Organisasi :
1. Otonomi
2. Tantangan awal dan perasaan motif berprestasi
3. Kontrol finansial
Langkah menuju keberhasilan :
1. Memiliki ide atau visi bisnis yang jelas
2. Kemauan dan keberanian untuk menghadapi resiko, baik waktu maupun uang
3. Membuat perencanaan usaha, mengorganisasikan dan menjalankannya
4. Mengembangkan hubungan, baik dengan mitra usaha maupun dengan semua pihak yang terkaitdengan kepentingan perusahaan.



sumber :
https://sites.google.com/site/manajemendanorganisasi/
http://uiita.wordpress.com/2013/01/08/manajemen-dan-organisasi/